论现代秘书应必备的接待礼仪

浅析秘书的接待礼仪

摘

要

:

秘书部门是组织的窗口，秘书有大量的人际往来活动，必然会产

生大量的接待工作。本文主要从秘书接待工作的含义及作用、接待的准备和秘

书工作的原则及技巧这几个方面加以论述。

关键词：接待；礼仪

秘书部门的接待工作指的是对不同来宾的招待和接洽。

秘书热情、

礼貌的

接待会使来宾有如归的感觉，让来宾感到组织严谨的工作作风和积极的精神风

貌，在无形中会建立和维持企业良好的社会形象。因此，从事接待工作的秘书

人员一定要掌握必要的接待礼仪。

接待是秘书一项重要的工作。秘书担任“上下连接，内外沟通”的角色，

必须予以重视接待工作。接待是十分复杂的事情，要求秘书不仅要伶牙俐齿、

随机应变、善于沟通，还要有一定的业务能力。

在整个工作系统中，

接待是最为基础也是最重要的工作。

接待前的准备工

作很重要，是整个接待工作的基础，会直接影响接待的效果。

秘书要做好相关接待准备，

可以说做好准备工作，

接待任务就完成了一半。

一、

思想上的准备

1

、诚恳的心。对于预约还是未预约的、易于沟通的还是难沟通的，秘书

人员要以诚心、耐心、热心去对待每位来宾。秘书的行为要让来宾感到自己是

受欢迎的、是得到重视的。当碰到难以对付的客人时，我们要心平气和，不要

急躁，要善于控制自己的情绪。同时，我们要稳定对方的情绪，不要和其发生

正面冲突，并尽尽自己所能及寻求相关人员帮助解决其问题。与别人交谈贵在

真诚，只有带着真诚的情感去谈话，才能获得事半功倍的效果。

2

、合作精神。接待工作是整个单位的事情，秘书人员不能抱着“事不关

己”的态度，应该要有主动协助的精神。当我们比较空闲时，看见同事正在忙

碌地接待来宾或同事不在时，秘书人员应该主动向前接待，不能坐视不管。团

结合作精神是一个企业良好工作氛围营造的重要因素，更有利于树立良好的企

业形象。

二、业务知识及相关能力的准备

秘书作为领导的助手，

要能熟练的使用办公软件及相关设备，

要有会议记

录等专业知识。与此同时，秘书要全面了解企业各方面的情况，比如企业的发

展历史、产品规格、市场营销、各部门设置及职员情况。平时，秘书要养成及

时收集信息、掌握重要资料的习惯。这些专业技能的具备会大大提高接待的效

果。

三、物质准备

对于秘书来说，这方面的准备包括接待环境和接待物品的准备。

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